Вибір системи електронного документообігу погляд замовника
При виборі системи електронного документообігу слід врахувати безліч чинників, і остаточне рішення переважно ухвалювати на основі комплексного аналізу можливостей СЕД залежно від вимог і специфіки замовника.
У таблицях огляду всесторонньо розглянуті найбільш важливі аспекти вибору, впровадження і подальшого використання СЕД, що враховують крім обов’язкових функціональних можливостей, вартості і досвіду їх використання, можливості їх адаптації, модифікації і розвитку, необхідність яких не так очевидна на початковому етапі впровадження.
Критерії, по яких були розглянуті системи, – достатньо універсальні і відповідають завданням автоматизації документообігу як в комерційних, так і в державних установах.
Якщо говорити про вибір СЕД для організації з передбачуваною кількістю одночасно працюючих користувачів близько 50, то найбільш оптимальним рішенням бачиться система ЕВФРАТ-Документообіг, розробка компанії Cognitive Technologies.
При помірній вартості система, з одного боку, містить весь необхідний функціонал для автоматизації роботи з документами, а з іншого боку, пропонує широкі можливості настройки і модифікації при впровадженні розробником, партнерами і безпосередньо замовниками.
Цікавою пропозицією також є система DocsVision, яка також включає весь необхідний функціонал для автоматизації документообігу і тісно інтегрована з продуктами компанії Microsoft. Система надає гнучкі можливості при адаптації до вимог замовника.
В даний час впровадження цієї системи здійснюється через партнерську мережу компанії DocsVision, що говорить про достатню незалежність системи від розробника. Окрім цього по окремих критеріях добре показали себе системи Справа, Directum і Optima-Workflow.
Таким чином, використання аналітичних викладень, запропонованих в огляді, допоможе організаціям, зацікавленим в автоматизації документообігу, зробити найбільш прийнятний вибір рішення і тим самим уникнути цілого ряду “прихованих” на початковому етапі впровадження проблем, зв’язаних з використанням систем електронного документообігу.
Про огляд
Огляд підготовлений на основі аналізу технічних описів систем, узятих з відкритих джерел, і тестування демо-версій програмних продуктів Грандок, Справа, ЕВФРАТ-Документообіг, DocsVision, Optima-Workflow.
Дослідження можливостей систем Бос-Референт, CompanyMedia, Directum, DIS-системи, LanDocs проводилося тільки на основі технічних описів, оскільки компанії-розробники даних систем демо-версії не надають.
В підготовці справжнього огляду брали участь фахівці відділів діловодства і інформаційних технологій Новгородської електро-сбитової компанії під керівництвом помічника генерального директора ТОВ «Новелектросбит» Конюшенко Олени Карлівни.