Вибір системи електронного документообігу погляд замовника
В даний час в Росії спостерігається зростання інтересу до систем електронного документообігу (СЕД) серед державних і комерційних структур. Компанії-розробники готові надати СЕД як для невеликих організацій чисельністю 5-10 чоловік, так і для крупних підприємств чисельністю тисячі чоловік. Всього на ринку представлено більше п’ятдесяти рішень цього класу.
Але на питання, по яких критеріях правильно вибирати систему, відповідь знають далеко не всі. У даному огляді пропонується аналіз найбільш популярних вітчизняних розробок в області автоматизації документообігу і діловодства.
Сьогодні можна виділити наступні рішення від провідних компаній-розробників, що працюють у сфері автоматизації роботи з документами:
Бос-Референт, Грандок, Справа, ЕВФРАТ-Документообіг, CompanyMedia, Directum, DIS-системи, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.
СЕД – це в першу чергу система, що дозволяє вирішувати всі типові задачі електронного документообігу для роботи з документами, – реєстрація і введення документів, пошук документів, маршрутизація, створення звітів, ведення архіву, встановлення правами доступу в системі. Тому при виборі СЕД просто необхідно переконатися в тому, що система дійсно забезпечує виконання таких завдань.
Щоб отримати уявлення про можливості систем, що дозволяють організувати електронний документообіг, була складена таблиця з необхідним набором функціонала ( таблиця 1 ). Як показано в таблиці, всі представлені системи прагнуть йти в ногу з часом і тому володіють майже всіма необхідними функціональними можливостями.
Найкращим чином з типовими завданнями електронного документообігу справляються системи Справа, ЕВФРАТ-Документообіг, DocsVision і LanDocs.
Умовні позначення систем в таблицях:
Бос-Референт (Б-Р), Грандок (ГД), Справа (Д), ЕВФРАТ-Документообіг (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), DIS-системи (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W).
Пояснення до таблиць:
“+“ – можливість є, “-“ – можливості немає, “+/-“ – опционально або зовнішнім ПО, “-/+“ – неповна функціональність можливості.
Таблиця 1. Основні можливості систем електронного документообігу
Збільшити таблицю
Наступним моментом, на який варто звернути увагу при виборі тієї або іншої системи, є послуги, що надаються компаніями-розробниками, і технічні вимоги до системи. Для повноцінної роботи з системою в першу чергу необхідно пройти навчання. Розробник повинен надати оперативну технічну підтримку, що постійно діє.
Послуги з установки і настройки системи, пропоновані розробниками, є необов’язковими і можуть знадобитися тільки в тому випадку, якщо власні IT-фахівці не в силах самостійно здійснити адаптацію системи і введення її в експлуатацію.