Персонал чужий – витрати ваші
Водії, заправляючи автомобіль, розплачуються талонами за отримане паливо і отримують чеки ККТ, які підтверджують факт оплати палива. У путніх листах в розділі “Рух пального” водій указує кількість фактично заправленого бензину в літрах.
В кінці місяця після отримання акту від паливної компанії на фактично отримане на АЗС паливо в бухгалтерському обліку робляться відповідні проводки:
Дебет 10/3-2 – Кредит 10/3-1
– видані водієві під звіт талони на бензин;
Дебет 10/3-3 – Кредит 10/3-2
– на підставі звіту відображена фактична заправка автомобіля.
Але необхідно враховувати, що для списання ГСМ на витрати недостатньо видати талони водієві. Треба підтвердити і фактичну витрату палива. Для цього необхідний шляховий лист, в якому вказаний фактичний пробіг автомобіля. Форми путніх листів затверджені Ухвалою Держкомстату Росії від 28.11.1997 N 78 < *>.
————————
< *> Про форми путніх листів для організацій, що не спеціалізуються на наданні автотранспортних послуг, читайте в статті Е. Капковой “Мінфін пом’якшує вимоги до путніх листів” в журналі “Нова бухгалтерія” N 4, 2006.
Кількість фактично витраченого бензину визначається як твір норми витрати палива на пробіг автомобіля.
В бухгалтерському обліку списання палива у витрати оформляється проводкою:
Дебет 20 (26, 44) – Кредит 10/3-3
– списана фактично витрачена кількість бензину.
***
В Податковому кодексі РФ немає вказівки на те, що при оподаткуванні прибули витрати на ГСМ враховуються по яких-небудь затверджених нормах.
Підпункт 11 п. 1 ст. 264 НК РФ говорить про те, що до інших витрат, пов’язаних з виробництвом і реалізацією, відносяться витрати на зміст службового транспорту (автомобільного, железнодорожного, повітря і інших видів транспорту).
Проте Мінфін Росії в листі від 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223 несподівано висловив позицію, що не дивлячись на це при визначенні обгрунтованості проведених витрат на придбання палива для службового автомобіля потрібно враховувати Норми витрати палив і змащувальних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені Мінтрансом Росії від 29.04.2003 (Р3 112194-0366-03).